Expectativas sem dono: o erro invisível que quebra projetos

Muita gente acredita que projetos de tecnologia falham por API, servidor ou banco de dados. No entanto, isso é raro. Na prática, os projetos não quebram na tecnologia, eles quebram nas pessoas. E o motivo mais frequente é simples, mas negligenciado: expectativas sem dono.

Esse problema é especialmente evidente em contextos complexos, como integrações entre ERP e sistemas satélites de Supply Chain, comuns em indústrias e instituições de saúde.

Nessas situações, múltiplas áreas e fornecedores interagem, o que torna a governança e a clareza de responsabilidades ainda mais essenciais.

Muitos times, pouca clareza

Em um projeto complexo, vários grupos entram em cena: Governança de TI, PMO, liderança de Supply, gerentes, coordenadores, analistas de TI e fornecedores de tecnologia.

Com tantos envolvidos, o risco é claro: todo mundo participa, mas ninguém é realmente dono de nada.

Consequentemente, começam os sintomas: decisões que não saem, tarefas adiadas, reuniões repetitivas e atrasos sem responsável. Isso não é falha técnica, é ausência de governança e expectativas sem responsáveis.

Expectativas sem dono: o risco oculto

Expectativas sem dono não aparecem no cronograma nem no Kanban. Elas se manifestam em frases sutis do cotidiano:

– “Achei que o fornecedor faria isso.”
– “Entendi que TI já tinha priorizado.”
– “Pensei que o processo não mudaria.”

Essas falas revelam um problema de comunicação, não de má intenção. São suposições não combinadas. Projetos amparados em suposições não atrasam, eles implodem.

Responsabilidade é propriedade, não tarefa

Ter uma tarefa não é o mesmo que ter responsabilidade. Executar não é o mesmo que assumir a propriedade do resultado.

Em muitos projetos, as pessoas fazem o que foi pedido, mas evitam assumir riscos ou tomar decisões difíceis.

Por isso, o papel de líderes (PMOs, sponsors e gestores) vai além de acompanhar tarefas. Eles precisam garantir que cada expectativa tenha um dono claro, promovendo responsabilidade e fluidez nas entregas.

Na saúde, o problema não era API, era decisão

Em projetos de integração entre ERP e sistemas de Supply Chain na área da saúde, é comum encontrar status bem definidos, reuniões organizadas e integrações planejadas. Mesmo assim, três perguntas permanecem sem dono:

Quem decide quando o processo precisa mudar?
Quem define a prioridade entre operação e projeto?
Quem responde quando o estoque físico e o sistêmico divergem?

Quando essas respostas não têm responsáveis, surgem conflitos silenciosos. Assim, o projeto trava, não por falha tecnológica, mas por governança insuficiente.

Kick-off é definição de poder

Muitos tratam o Kick-off apenas como uma apresentação inicial. Contudo, ele deveria ser o momento de definir responsabilidades e poder de decisão. É nele que se deve esclarecer:

Quem decide o quê.
O que pode atrasar e o que não pode.
Critérios de priorização.
Papéis e canais de escalonamento.

Portanto, Kick-off não é sobre slides, é sobre clareza e decisão. Sem isso, o projeto nasce bonito, mas frágil.

Cultura de responsabilidade: o verdadeiro diferencial

Nenhuma tecnologia substitui a clareza de papéis, decisões e riscos. Equipes que evitam responsabilidade geram retrabalho e atrasos silenciosos. Já as que assumem a propriedade do resultado constroem confiança e entregam valor real.

Ter expectativas com dono é o que transforma uma equipe boa em uma equipe excelente.

Como resolver no dia a dia

Para que projetos complexos sejam saudáveis, três pilares são fundamentais:

Clareza de responsabilidade: cada decisão relevante precisa ter um dono nominal.
Decisões explícitas: uma decisão só existe quando é registrada e comunicada.
Transparência sobre atrasos: atraso transparente é gestão; atraso escondido é risco.

Lembre-se: projetos saudáveis não são os que nunca atrasam, mas os que atrasam com dono, contexto e plano de ação.

Conclusão

Projetos SaaS complexos, como integrações entre ERP e sistemas satélites, raramente falham por tecnologia. Na verdade, eles falham por expectativas sem dono, responsabilidades difusas e decisões implícitas.

Quando se transforma suposição em acordo e tarefa em propriedade, o projeto evolui de bonito no PowerPoint para eficiente na prática.