O Instituto Sócrates Guanaes, ISG, administra operações de elevada complexidade assistencial. Por isso, sua cadeia de suprimentos exige altos níveis de controle, rastreabilidade e eficiência.
Antes da implantação da GTPLAN, os processos de planejamento da demanda, compras, distribuição de materiais, gestão de fornecedores, recebimento e operações de Órteses, Próteses e Materiais Especiais, OPME, eram conduzidos por diferentes sistemas e controles descentralizados.
Para ampliar a integração das informações, fortalecer a visibilidade dos processos e antecipar as necessidades de abastecimento, o ISG iniciou, em janeiro de 2025, sua jornada de transformação digital com a GTPLAN.
Os desafios da operação
Entre as principais oportunidades de aprimoramento identificadas estavam:
- Fortalecer a integração entre Planejamento, Compras e Logística;
- Ampliar a previsibilidade da demanda;
- Alinhar consumo, estoque e reposição de materiais;
- Otimizar estoques e movimentações entre unidades e depósitos satélites;
- Reforçar a governança de fornecedores;
- Ampliar a rastreabilidade dos processos de OPME;
- Padronizar o recebimento, o abastecimento e a gestão de materiais.
Uma plataforma integrada para toda a cadeia
O projeto contemplou a implementação integrada dos módulos:
- SIO: voltado ao planejamento estratégico da demanda;
- MRP: para o planejamento das necessidades de materiais;
- DRP: para o planejamento da distribuição;
- B2B: dedicado à gestão de compras, contratos e relacionamento transacional com fornecedores;
- SRM: para homologação, qualificação e avaliação de fornecedores;
- 3WM: para controle dos processos de recebimento;
- OPME: para a gestão de órteses, próteses e materiais especiais.
A iniciativa conectou diferentes etapas da cadeia de suprimentos em uma única plataforma, criando uma fonte centralizada de informações e promovendo maior integração entre as áreas.
Segundo Carlos José de Andrade, Gerente Corporativo de Suprimentos do Instituto Sócrates Guanaes:
"A adoção da GTPLAN fortaleceu a gestão da cadeia de suprimentos ao unificar os processos de Supply Chain em um único ecossistema de gestão. A consolidação das informações em uma plataforma integrada ampliou a rastreabilidade, a visibilidade em tempo real e a confiabilidade dos dados. Como resultado, conquistamos maior capacidade de planejamento, agilidade operacional e segurança na tomada de decisões estratégicas. A capacidade de integração da GTPLAN com nosso ecossistema tecnológico foi um dos grandes diferenciais do projeto."
Carlos também destaca a integração com o ambiente tecnológico da instituição:
"A sincronização dos dados em tempo real eliminou retrabalhos, aumentou a confiabilidade das informações e permitiu uma atuação ainda mais ágil e estratégica das equipes."
Planejamento orientado por dados
A integração entre os módulos SIO e MRP ampliou a previsibilidade da demanda e a capacidade de antecipação das necessidades de abastecimento.
“A utilização integrada dos módulos SIO e MRP ampliou significativamente a previsibilidade da demanda e a capacidade de antecipação das necessidades de abastecimento, promovendo decisões mais assertivas e maior alinhamento entre consumo, estoque e reposição.”
O processo fortaleceu a integração entre demanda, abastecimento e compras, além de contribuir para a evolução da maturidade do planejamento.
Distribuição inteligente dos estoques
Com o Módulo DRP, o ISG passou a gerenciar de forma mais eficiente a distribuição interna de materiais entre unidades e depósitos satélites.
“Com o módulo DRP, passamos a gerenciar a distribuição dos estoques de forma inteligente, equilibrando a disponibilidade dos produtos entre unidades e canais, reduzindo rupturas e otimizando os níveis de estoque.”
A nova estrutura contribuiu para reduzir excessos nos depósitos satélites e melhorar o posicionamento dos materiais de acordo com as necessidades de cada unidade.
Compras mais estratégicas
Na gestão de compras, o módulo B2B fortaleceu a integração com fornecedores, centralizou contratos e permitiu automatizar o abastecimento de itens contratualizados.
Com isso, a instituição passou a contar com maior controle, agilidade e alinhamento entre o planejamento da demanda e a execução das compras.
“O módulo B2B proporcionou maior integração com fornecedores e automação dos processos de abastecimento no contexto de itens de contrato, tornando as aquisições mais ágeis, estratégicas e alinhadas ao planejamento da organização.”
Governança, recebimento e OPME
O Módulo SRM estruturou os processos de homologação, qualificação e avaliação de desempenho dos fornecedores.
Já o 3WM ampliou o controle e a rastreabilidade do recebimento de materiais. A solução permite acompanhar entregas e validar os itens faturados em relação às respectivas ordens de compra.
Assim, o ISG passou a contar com maior conformidade entre o solicitado, o faturado e o recebido, reduzindo divergências e aumentando a segurança operacional.
Outro destaque é a utilização do Módulo OPME, responsável pela gestão de órteses, próteses e materiais especiais.
A plataforma suporta aproximadamente 600 processos de cotação por mês, atendendo uma operação de elevada complexidade, grande volume transacional e impacto assistencial.
Resultados alcançados
A implantação integrada dos módulos SIO, MRP, DRP, B2B, SRM, 3WM e OPME alterou a forma como o Instituto Sócrates Guanaes planeja e abastece sua operação.
O possível excesso de estoque nos depósitos satélites deixou de ser um problema. Além disso, as compras emergenciais, passaram a ser exceção.
Na gestão de OPME, o Instituto passou a contar com processos mais estruturados, abrangendo todo o fluxo de cotações, desde o pedido até a entrega.
Entre os principais resultados estão:
Ganhos operacionais
- Áreas mais integradas e trabalhando com a mesma informação;
- Rastreabilidade dos processos de ponta a ponta;
- Padronização das operações de recebimento;
- Automação das compras de itens com contrato ativo;
- Maior controle sobre estoques e abastecimento.
Ganhos estratégicos
- Maior previsibilidade da demanda;
- Decisões baseadas em dados;
- Governança mais sólida da cadeia de suprimentos;
- Maior capacidade de planejar e antecipar necessidades.
Ganhos culturais
- Mais colaboração entre as áreas;
- Fortalecimento da cultura de planejamento;
- Gestão mais orientada por dados;
- Evolução da maturidade operacional e gerencial.
Tecnologia, processos e pessoas conectados
Mais do que uma implantação tecnológica, a parceria entre GTPLAN e ISG fortaleceu a gestão da cadeia de suprimentos do Instituto.
A integração entre planejamento, compras, distribuição, fornecedores, recebimento e OPME consolidou uma operação mais orientada por dados, previsibilidade e governança.
O resultado é uma cadeia de suprimentos mais integrada, eficiente e preparada para atender às demandas assistenciais, apoiando as unidades administradas pelo ISG na disponibilidade de materiais e insumos essenciais ao cuidado dos pacientes.
A experiência demonstra como a combinação entre tecnologia, processos e pessoas pode ampliar a maturidade da gestão e criar as bases para uma operação mais estratégica e sustentável.
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