37% das solicitações de compra da Bunzl EPI já são geradas automaticamente, sem intervenção humana.

A Bunzl EPI gera hoje 37% do volume das suas solicitações de compra de forma automática, sem intervenção manual. O número vem de uma janela de 30 dias de medição, registrada depois de cerca de um ano de operação do Robô Planejador da GTPLAN IA. Nesse período, o projeto saiu de um piloto com 2 políticas e chegou a 6 políticas de solicitação automática ativas.

Por trás desse case de automação de solicitações de compra está um objetivo simples de explicar e difícil de executar: tirar do time de Planejamento o trabalho repetitivo. Assim, a equipe passou a direcionar sua energia para análises e decisões de maior valor para o negócio.

O desafio: 130 fornecedores, análises toda semana e o mesmo time

A rotina de Planejamento da Bunzl EPI envolve 130 fornecedores e análises de reposição feitas toda semana. Segundo Camila Mirelly, Especialista de Planejamento da empresa, o principal desafio era dar conta desse volume sem ampliar a estrutura do time.

Esse tipo de gargalo segue uma lógica conhecida em Supply Chain. Quando toda sugestão de compra passa pela mesma revisão manual, o item de reposição previsível consome o mesmo tempo que o item que realmente pede análise. Consequentemente, o esforço do time se distribui de forma igual, enquanto o impacto das decisões não é igual.

Por isso, a pergunta da Bunzl EPI não era apenas como comprar mais rápido. Era como priorizar as análises de acordo com o impacto.

O que é automação de solicitações de compra

Automação de solicitações de compra é o uso de regras parametrizadas para gerar e aprovar sugestões de reposição sem revisão manual item a item, dentro de critérios definidos pela empresa. Na prática, ela não elimina o planejamento. Em vez disso, muda o lugar onde o planejador investe atenção.

Vale também separar dois conceitos que costumam se misturar. A solicitação de compra é o registro interno de uma necessidade: qual item, em que quantidade e para quando. Já o pedido de compra é o documento enviado ao fornecedor depois que essa necessidade é aprovada. No case da Bunzl EPI, a automação atua na primeira etapa, ou seja, nas sugestões de solicitação de compra.

Outro termo que aparece no projeto é SRM, sigla de Supplier Relationship Management, que significa gestão do relacionamento com fornecedores. No caso da Bunzl EPI, porém, o SRM é um projeto interno da própria empresa, e foi a ele que o Robô Planejador da GTPLAN IA foi integrado.

Como o Robô Planejador da GTPLAN IA atua na rotina de compras

O Robô Planejador da GTPLAN IA gera parte das sugestões de solicitação de compra da Bunzl EPI de forma automatizada. Para isso, cumpre três funções: analisa dados e identifica oportunidades, aplica regras de decisão automatizada e gera sugestões de compra com mais agilidade.

O projeto começou como piloto, com 2 políticas. Hoje, cerca de um ano depois, são 6 políticas ativas. Começar com poucas políticas e ampliar aos poucos costuma ser um caminho mais seguro, porque permite observar o comportamento das regras antes de aumentar o alcance da automação.

Resultados em 30 dias de medição, após um ano de operação

Os números abaixo se referem aos últimos 30 dias de medição informados no case, com a automação já em operação há cerca de um ano.

Por que os itens de alta frequência puxam o resultado

Por sua vez, o índice de 58% nos itens de alta frequência de consumo ajuda a entender onde a automação rende mais. Nesses itens, a reposição é recorrente e previsível. Assim, as regras decidem com base em um padrão estável, e a revisão manual acrescenta pouco a cada ciclo.

Em itens de consumo irregular, por outro lado, o julgamento do planejador tende a fazer mais diferença. Logo, escolher onde automatizar primeiro é, antes de tudo, uma decisão sobre o portfólio de itens.

Dados consistentes: a condição para a automação funcionar

Entre as solicitações geradas automaticamente, 99,8% tinham dados consistentes. O case atribui esse índice a uma base cadastral bem estruturada.

A relação de causa e efeito é direta, porque uma regra automática executa exatamente o que os dados permitem. Se o cadastro de um item traz informação errada, a automação repete o erro em escala e com mais velocidade. Quando o cadastro está organizado, ela repete o acerto.

“Acredito que uma automação sustentável depende não apenas da tecnologia, mas também de parametrizações bem estruturadas, e a solução da GTPLAN nos permitiu isso.” - Camila Mirelly, Especialista de Planejamento da Bunzl EPI

O que muda para o time de Planejamento

Com parte das solicitações seguindo no automático, o time de Planejamento da Bunzl EPI passou a direcionar sua energia para análises e decisões de maior valor. Além disso, a automação deu escala à rotina, que era justamente o que faltava para lidar com 130 fornecedores sem ampliar a estrutura do time.

“Como Especialista de Planejamento na Bunzl EPI, um dos meus propósitos é promover e desenvolver processos sustentáveis, simplificando rotinas e eliminando retrabalhos. Há aproximadamente um ano, implementamos o Robô Planejador da GTPLAN IA nas solicitações de compras como um aliado para aumentar a eficiência operacional e direcionar o time para análises e decisões de maior valor para o negócio.O principal desafio era a grande quantidade de fornecedores e análises que precisávamos realizar semanalmente, sem ampliar a estrutura do time. A automação nos permitiu ganhar escala e priorizar as análises de acordo com o impacto.” - Camila Mirelly, Especialista de Planejamento da Bunzl EPI