Gestão de contratos de prestação de serviços
Contrato e medição de serviços é o módulo do B2B Marketplace da GTPLAN para a gestão de contratos de prestação de serviços. Ou seja, a plataforma cadastra e organiza os contratos, acompanha a movimentação das notas fiscais e registra cada etapa, do primeiro cadastro até a confirmação do pagamento ao fornecedor.
Transparência dos processos
Acompanhamento das notas fiscais
Rastreabilidade de todo o fluxo
Fim dos processos manuais
Definições diretas
O contrato de prestação de serviços é o documento que assegura que toda prestação de serviços e seus respectivos pagamentos sejam realizados conforme combinado. A medição é o registro do que foi efetivamente executado dentro desse contrato. Juntos, os dois respondem a uma pergunta bem prática: o que foi entregue, e quanto se deve pagar por isso.
Quando esse par não vive no mesmo lugar, a conferência vira trabalho manual. Nascem planilhas paralelas para concentrar informação, sobra retrabalho para checar se valores e descrições batem com o combinado e aparecem discrepâncias justamente na hora de pagar, que é quando elas custam mais caro.
Contrato de prestação de serviços: documento que protege as partes envolvidas e assegura que a prestação e os pagamentos aconteçam conforme combinado. Na plataforma, o cadastro reúne fornecedor, prazo de vigência, itens contratados, condição de pagamento e alçadas de aprovação.
Medição de serviços: registro do serviço executado em um período, criado pelo fornecedor dentro da ordem de compra do contrato. Conforme o tipo de contrato, ela passa ou não por aprovação do cliente antes da emissão da nota fiscal.
Ordem de compra guarda-chuva: ordem que cobre o período inteiro do contrato, um ano, por exemplo. As medições vão consumindo esse saldo, o que permite verificar o consumo em relação ao valor total do serviço contratado.
Motivadores do módulo
A escolha de um sistema de gestão de contratos é motivada por diversos fatores, e vale a pena separar os três que mais pesam na rotina de quem cuida de contrato e medição de serviços.
O primeiro é o acesso à informação. Com um sistema centralizado, os contratos ficam armazenados de forma organizada e acessível a todos os colaboradores, o que elimina a necessidade de criar diversas planilhas só para concentrar dados. O tempo economizado aí vira produtividade em outro lugar.
O segundo é a redução de erro. A automatização permite definir parâmetros e regras preestabelecidas, garantindo que os contratos sigam as normas e políticas da empresa. Isso evita retrabalho e discrepâncias que só apareceriam lá na frente, quando já custam tempo e dinheiro para corrigir.
O terceiro é o controle em tempo real. É possível acompanhar todas as etapas do processo, da criação do contrato ao envio da nota fiscal pelo fornecedor, o que melhora o controle de prazo em vez de deixar o atraso aparecer depois de consumado.
Principais recursos
Os recursos de contrato e medição de serviços se dividem em duas frentes. Antes da execução, tudo gira em torno do contrato e da ordem de compra. Depois dela, em torno da medição, da nota fiscal e do que acontece até o pagamento.
Concentra documento, fornecedor, itens e saldo em um só lugar, com as aprovações internas já configuradas.
Do registro do serviço executado até a confirmação do pagamento, com aviso a cada aprovação ou reprovação.
Workflow de serviços
O fluxo de medição de serviços alterna entre duas mãos o tempo todo: o cliente contrata e aprova, o fornecedor executa e documenta. Ou seja, nada avança sem o registro da etapa anterior.
O cliente cadastra o contrato com fornecedor, prazo de vigência, itens e condição de pagamento. A etapa é opcional e análoga à de produtos, e passa pelas alçadas de aprovação internas e pela aprovação do fornecedor.
O usuário gera um pedido no GTPLAN cobrindo o período do contrato, um ano, por exemplo. É a ordem de compra guarda-chuva, de onde as medições passam a consumir saldo.
O fornecedor registra no portal o serviço executado no período, com o detalhamento do que foi entregue.
Contratos com quantidade ou valor variável, como água, gás e serviços de refeição, passam por aprovação de medição. Já os contratos fixos de mensalidade seguem direto para a emissão da nota fiscal.
Com a medição liberada, o fornecedor emite a nota fiscal de serviço, carrega o registro e o XML na plataforma e pode anexar o boleto ao mesmo envio.
O cliente confere se valores e descrições estão de acordo com o combinado. Havendo divergência, a nota é reprovada e devolvida ao fornecedor com o motivo registrado em observação, antes de qualquer pagamento.
Aprovada a nota, a plataforma informa ao fornecedor a data prevista de pagamento. Ao fechar o processo, a nota recebe o status de paga e o registro fica no histórico do contrato.
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Objetivos do módulo
O objetivo principal do módulo de contrato e medição de serviços é ter um ambiente auditável para verificar a conformidade das notas fiscais e registrá-las em um sistema de gestão de contrato. Assim o histórico das transações fica organizado, o acompanhamento e a auditoria ficam mais simples e os problemas futuros deixam de nascer de um registro que ninguém encontra.
Perguntas frequentes
A medição de serviços registra o que foi executado no período. A nota fiscal vem depois, emitida pelo fornecedor, e o cliente confere se ela bate com o que o contrato combinou.
Não. Contratos com quantidade ou valor variável, como água, gás e serviços de refeição, passam por aprovação. Já os contratos fixos de mensalidade seguem direto para a nota fiscal.
Ela é reprovada e devolvida ao fornecedor, com o motivo registrado no campo de observação. A correção acontece antes de o pagamento seguir adiante.
Não. O cadastro do fornecedor é gratuito. Ele acessa o portal para criar medições, carregar a nota fiscal com o XML e anexar o boleto do pagamento.
O cadastro da ordem de compra prevê a integração de documentos do ERP, além da configuração do fluxo de alçada de aprovação. Fale com um especialista sobre o seu caso.
QUEM DESENVOLVE
A GTPLAN desenvolve soluções de Supply Chain desde 2009, e foi na saúde que a empresa ganhou maior destaque.
A plataforma é composta por módulos que vão da identificação do comportamento de demanda e da previsão estatística até a parametrização dos estoques, os planos otimizados de compras e a execução da rotina operacional.
Com soluções que integram planejamento, compras, fornecedores e marketplaces, ajudamos empresas a tomar decisões mais rápidas, reduzir estoques, ganhar eficiência e garantir suprimentos com menos urgência e mais previsibilidade.
Estamos dedicados a entender suas necessidades, superar suas expectativas e fornecer suporte excepcional para garantir seu sucesso.
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